2010. október 26. - Az OEE Közönségkapcsolatok szakosztálya kihelyezett ülése a Zalaerdő Zrt.-nél.
2010. október 20-21-ikén az Országos Erdészeti Egyesület Közönségkapcsolatok szakosztálya a Zalaerdő Zrt. vendégszeretetét élvezte. A kihelyezett szakosztályülés célja az OEE jövő évi vándorgyűlése kommunikációjának segítése. Szakács László előadása után a 2010. évi Pécsi 141. Vándorgyűlés sajtó- és PR-munkáiról tartott beszámolót Lázár Andrea és Vassné Papp Viktória.
A társaság PR-vezetője, Lázár Andrea bevezetőjében elmondta, hogy a vándorgyűlés eseményeihez kapcsolódóan további hat nagyrendezvényre került sor. Elsőként megnyílt az erdészkiállítás, amely többféle tematikát dolgozott fel, a vándorgyűlés harmadik napján az I. Nemzetközi Erdészeti Kommunikációs Konferencia zajlott, majd az Év erdésze versenyt bonyolították le, megtartották az erdőpedagógiai műhelyt, megrendezték a bányász-kohász-erdész találkozót és a Nemzetközi Vadászkürtös Versenyt.
A vándorgyűlés rendezvényeit is egyfajta kommunikációs lehetőségként tekintették.
A szervezés szempontjairól Papp Viktória a vándorgyűlés főszervezője számolt be.
A szervezés azzal kezdődött, hogy meghatározták azokat az irányvonalakat, amelyek mentén a rendezvényt szervezniük kell. Ismert, hogy a vándorgyűlés csatlakozott a Pécs Európa Kulturális Fővárosa programsorozathoz. Meg kellett találni a kapcsolódási pontokat. A 141. vándorgyűlés egyébként az OEE rendezvénysorozatában a 7. alkalom volt, hogy a város adhatott otthont az ország erdészeinek. Arra törekedtek, hogy a korábbiaktól különbözzön a 141. vándorgyűlés. A kapcsolódást úgy lehetett biztosítani, ha a városban tartják a látványos alkalmakat. Ennek alapján választották ki a helyszíneket is. Ehhez igazították a szálláshelyeket, de még az ajándékokat is.
A város és a vándorgyűlés összekapcsolását egy szobor állításával gondolták a legjobban megoldhatónak.
Az események helyszíneinek megválasztásánál is a fenti szempontokat vették figyelembe, hogy a város emblematikus terén tartsák a megnyitót, a kürtösversenyt, a bányász-kohász-erdész találkozót. Az erdészek nagy létszámban látványosan jelenhettek meg a városlakók előtt.
Fontos választás volt a baráti találkozó helyszínének a megválasztása is. Jó döntésnek bizonyult a kerek asztalos vendéglátás, és a sportcsarnok légterének lehatárolása a drapériával, ami profi belsőépítész műve volt.
A másik tömegrendezvény a közgyűlés volt, aminek a Pollack Mihály Főiskola nagyelőadója és annak előtere biztosított helyet.
Újdonság volt az online közvetítés.
A szoborállítás másik célja az volt, hogy a későbbiekben adódjék egy olyan hely, ahol erdész ünnepségeket lehet tartani. Az sem elhanyagolható, hogy a város egyik legjelentősebb foglalkoztatója megjelenjen a város közterén.
A szervezés kommunikációjáról szólva Lázár Andrea elmondta, hogy megkülönböztettek belső és külső kommunikációt. A belső kommunikáció a meghívottaknak szólt, annak érdekében, hogy kellemes emlékekkel térjenek haza.
Készült egy honalap – www.vandorgyules.hu -, amelynek a megfelelő felületén lehetett jelentkezni a rendezvényre. Ezen keresztül biztosították a záróülés közvetítését. Ide töltötték föl az eseményekről készült fotókat is.
Lényeges volt az egységes megjelenés biztosítása, ezt volt hivatott megjeleníteni az ezüsthársvirág, mint logó. Ez egyrészt a táj jellegzetes fája, másrészt az év fája. Ez jelent meg minden kiadványon és nyomtatványon.
A külső kommunikáció a lakosság felé történt, egyfajta nyitásként. Erre a célra a sajtót igyekeztek „használni”. Fontos volt, hogy a sajtó munkatársait kellően fölkészítsék az eseményekre. Ebből a célból szerveztek sajtóreggelit a részükre. A vándorgyűlés idején egy hónapig működött sajtóiroda az újságírók kiszolgálására.
Megvizsgálták, hogy a sajtó mely rendezvények iránt mutatott a legnagyobb érdeklődést. A tapasztalatuk szerint a sajtó is az iránt érdeklődött elsősorban, ami iránt a nagyközönség is, ilyen volt a vadászkürtösök versenye.
Végezetül megállapították, hogy az OEE-nek kellene a kommunikáció élére állni, a szakosztálynak továbbvinni az eredeti célokat, és a szakmának elfogadnia, hogy kommunikáció elengedhetetlen feltétele a célok megvalósításának. Z.Z.